Sumber Daya Manusia dan Organisasi

Sumber Daya Manusia dan Organisasi

Pengertian sumber daya manusia atau disingkat dengan SDM pada organisasi ataupun perusahaan adalah topik pembahasan yang akan dijelaskan pada materi pelajaran kali ini. Semua akan dijelaskan mengenai struktur organisasi sdm, system penggajian, dan deskripsi dan spesifikasi tugas

Pengertian

Pengertian Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia atau yang dikenal dan disingkat dengan SDM adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material / non finansial) di dalam organisasi bisnis yang dapat di wujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik maupun non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.

Pengertian sumber daya manusia melalui sumber Wikipedia yang mengartikan bahwa sumber daya manusia (SDM) adalah salah satu faktor yang sangat penting bahkan tidak dapat dilepaskan dari sebuah organisasi, baik institusi maupun perusahaan. Sumber daya manusia juga merupakan kunci yang menentukan perkembangan perusahaan.Organisasi ataupun perusahaan pastinya memerlukan manajer yang mampu bekerja dalam menghadapi kompetisi secara fleksibel. Masih banyak top manajer dan para manajer pembantunya yang belum memahami akan fungsi, tujuan dan kontribusi manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam mengembangkan organisasi ataupun perusahaan agar menjadi kompetitif dalam mewujudkan eksistensinya.

Masih banyak dari top manajer dan para manajer bawahannya yang tidak menyadari serta kurang memahami bahkan tidak melaksanakan tanggungjawabnya dalam mengelola sumber daya manusia (SDM) di lingkungannya masing-masing. Dari manajemen sumber daya manusia (SDM) ternyata masih sangat langka akan tenaga kerja yang profesional untuk melaksanakan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien. Keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) akan nampak pada keberhasilan mendapatkan komitmen karyawan. Dengan memberi perhatian yang penuh dan membuat karyawan percaya terhadap organisasi, akan diperoleh komitmen dari karyawan. Jika komitmen karyawan telah diperoleh, maka yang akan didapatkan yakni karyawan yang setia, bekerja sebaik mungkin untuk kepentingan organisasi.

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi yang sering digunakan dalam organisasi pada umumnya terdiri dari 3 bentuk, yaitu Struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan Produk/Pasar) dan Struktur Organisasi Matriks.

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Contoh Struktur Organisasi Fungsional.

Struktur Organisasi Divisional

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional. Dalam struktur organisasi fungsional, setiap manajer yang mempunyai spesialisasi fungsional menggantikan tempat dan peranan si pemilik perusahaan. Transisi menuju spesialisasi ini membutuhkan sebuah perubahan substansial dalam gaya manajemen pimpinan perusahaan. Sebagai organisasi yang menumbuhkan dan mengembangkan sejumlah produk dan pasar yang berkaitan, struktur organisasi ini secara teratur berubah untuk merefleksikan spesialisasi yang lebih besar.

Struktur Organisasi Matriks

Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.

Contoh Struktur Organisasi Matriks.

Deskripsi dan Spesifikasi Tugas

Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

1.      Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan/ practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan lain-lain (ditambahakan selama masih relvean)

2.      Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan HR.

3.      Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.

4.      Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).

5.      Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.

6.      Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

7.      Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi.

8.      Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.

9.      Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.

10.  Jika merupakan jabatan direktur formal, Melaksanakan tanggung-jawab dari seorang direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan-patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.

Sistem Penggajian

Siklus Manajemen SDM (Penggajian)

Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan Operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai.

Tugas - tugas siklus penggajian :

1. Merekrut & mempekerjakan karyawan

2. Melatih 

3. Memberikan tugas pekerjaan 

4. Memberikan kompensasi  ( Penggajian )

5. Mengevaluasi kinerja 

6. Memberhentikan pegawai secara sukarela / dipecat 

Aktivitas - aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian adalah :

1. Perbarui file induk penggajian

Langkah ini digunakan untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian yang meliputi :

1.      perekrutan 

2.      pemberhentian 

3.      Perubahan tingkat gaji 

4.      Perubahan dalam pengurangan diskresi 

Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat  pada waktunya dan ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya , namun catatan tentang pegawai  yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberapah laporan akhir tahun (termasuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun  terkait.  

2. Perbarui tarif & pemotongan pajak 

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3. Validasi data waktu dan kehadiran 

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.

4. Mempersiapkan penggajian 

File data yang telah di urutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih . Terakir yaitu daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. 

Daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan  sukarela untuk setiap pegawai. 

5. Membayar gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan koempensasi pegawai. banyak perusahan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan potongan lain - lain 

       Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

Tujuan pengendalian, Ancaman dan Prosedur

Selain tugas - tugasnya, Siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini : 

1.      Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar

2.      Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid

3.      Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4.      Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat 

Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian . Aktivitas siklus manajeman SDM / Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Berbagai dokumen dan catatan ( kartu waktu, daftar penggajian ) berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam seklus manajemen SDM/ Penggajian dan prosedur pengendlian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman - ancaman tersebut.

1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja

    Bentuk ancaman :

    a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.

Prosedur Pengendalian :

Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan.

    b) Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan 

Prosedur pengendalian :

Dokumen lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan ; pelatihan pengembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.

2. Pemrosesan Penggajian

    Bentuk Ancaman :

    a) Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

Prosedur pangendalian :

Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan.

    b) Data waktu yang tidak akurat 

Prosedur pengendalian :

Otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.    

    c) Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat

Prosedur pengendalian :

Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS. 

    d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 

Prosedur pengendalian :

Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh sesorang yang independen dari proses penggajian. 

3. Umum

    Bentuk Ancaman :

   a)  Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

Prosedur pengendalian :

Prosedur pembuatan cadangan

   b)  Kinerja yang kurang baik 

Prosedur pengendalian :

Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan. 

Komentar

Dalam pembahasan Sumber Daya Manusia dan Organisasi dapat disimpulkan bahwa SDM dan struktur organisasi sangatlah penting dalam kehidupan karena salah satu faktor yang sangat penting bahkan tidak dapat dilepaskan dari sebuah organisasi, baik institusi maupun perusahaan. Sumber daya manusia juga merupakan kunci yang menentukan perkembangan perusahaan. . Keberhasilan pengelolaan sumber daya manusia (SDM) akan nampak pada keberhasilan mendapatkan komitmen karyawan. Dengan memberi perhatian yang penuh dan membuat karyawan percaya terhadap organisasi.

Dalam struktur organisasi terdapat struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan Produk/Pasar) dan Struktur Organisasi Matriks. Dalam struktur organisasi fungsional dapat dipahami dalam hal fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Kemudian pada struktur organisasi divisional adalah struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis dan yang terakhir struktur organisasi matriks ) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Tugas – tugas dalam SDM bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Mengenai sistem penggajian merupakan aktivitas bisnis operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Agar dapat tercapainya dalam memenuhi kebutuhan hidup.

Sumber Referensi

1.      http://pakarkinerja.com/job-description-manajer-hrd-atau-manajer-sdm/

2.      http://reinaldymarlianto.blogspot.co.id/2015/01/struktur-organisasi-dan-manajemen.html

3.      http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-contoh-bentuk-struktur-organisasi/